Мястото – от там започва всичко!

Понякога намирането на правилната локация е едно от най-големите предизвикателства в процеса на организиране на събитие. Защо ли? Просто защото често пъти инвестираме повече време, емоция и дори финанси в дребните детайли, отколкото във визуализацията на голямата картинка. Пример от последните дни е с близка приятелка, чието събитие е след повече от година. 
Още в началото на планирането тя вече се тревожеше за детайли като покани, подредба и декорация, а дори няма определено място, което да се изпише като адрес в поканите.
Като човек, който се занимава с организация на събития професионално, моят съвет е – поставете избора на локация на първо място в своя план за действие.

Преди да започнете да инвестирате най-ценното си – ВРЕМЕТО , е важно да структурирате базова концепция. 5 лесни стъпки ще ви отведат по-бързо до търсената от вас локация: 
 

1.    Определете вида на събитието
Първата стъпка към избора на правилното място е да определите вида и стила на събитието, което организирате. 
Обучение? Семинар? Лекция? Networking събитие? Workshop? Форум? Изложение? Парти? 
Форматът директно води със себе си и идеята за мащаба на събитието. Арт галерия, заведение или зала – видът на събитието определя стила на мястото Ако имате и конкретна дата, вече разполагате с основните елементи и можете да стартирате търсенето.


2.    Какъв е капацитетът?
Броят участници, обединени от определено преживяване е конкретиката, от която се нуждаете, за да започнете да филтрирате.
Опитът сочи, че няма клиент, който да не се тревожи дали мястото няма да е прекалено тясно за броя хора или прекалено голямо, така че снимките от събитието да изглеждат пусти. За да улесните максимално процеса, не е нужно да знаете точния брой на гостите си – просто си отговорете на въпроса под 50 души, до 100 души или над 200 души ще присъстват. Доверете на професионалните консултанти или самите локации, които познават възможностите на пространството най-добре във всичките му възможни конфигурации. И ако те ви съветват, че за конкретния брой участници и формата на събитието ви подредба около кръгли маси не е най-подходящото решение, по-добре се съгласете. В противен случай рискувате да се окаже, че няма място за сцена или пък липсва добра видимост към екрана, а това е от ключово значение за събитието. Подредбата на една зала е точно толкова важна, както и факта, какво ще се случва в нея.

3.    Вземете под внимание бюджета си
Това е най-малко бляскавата част от целия процес, но е от изключителна важност. Повече от възможно е финансовите ви ресурси да са ограничени и това също е достатъчно категорична отправна точка за селекция. Дори и да не разполагате с точната цифра, а просто с прогноза или диапазон – уточнете го. Така ще елиминирате неподходящите места, още преди да сте изгубили време в проучване.
 

4.    Дефинирайте предпочитанията си
Къде си представяте събитието – в града или сред природата? В небрежна или строга бизнес атмосфера? Необходимо ли е да разполага с паркинг и техническо оборудване?
Отговорът на тези въпроси ще стесни кръга и ще ви доближи още една крачка до планираното събитие. Помислете добре какво би допаднало на аудиторията и какво би направило формата уникален. Бъдете смели, но и прецизни, защото тиймбилдинг инициатива на брега на морето звучи вълнуващо, но не и през март. Природните фактори са също толкова задължаващи, колкото и програмата на едно събитие. Съобразете времевия период с вида на събитието и споделете идеите си с поне още няколко души – така ще получите няколко гледни точки и ще бъдете по- обективни в преценката си.
 

И накрая….
5.    Посетете мястото
На база на събраната информация, вече се оформят поне няколко предложения за подходящо място. Посетете ги! Тук си струва да отделите най-сериозна част от времето си. Вече сте напред с четири стъпки в процеса, така че на този етап се очаква да имате максимум 3 фаворита за локации. Ако са повече, значи никоя не се е откроила при първоначалния подбор, което значи, че ще трябва да направите компромис. Компромисите не са задължително лошо нещо, но повече за тях – очаквайте скоро. Усетете пространството, преценете съвпада ли с планирания формат и вашите очаквания. Вземете под внимание и как върви комуникацията с екипа, който го управлява, защото това е ключов фактор за успешното провеждане на мероприятие. Отбележете плюсовете и минусите и определете дали мястото отговаря на разписаните критерии, които имате. Ако повечето полета са с отговор „Да“, запазете датата.

Key Advise: Комуникацията е ключът! Независимо дали работите с професионален екип или организирате сами, комуникацията е ключова във всеки етап от организацията на събитие. Комуникирайте ясно и точно вашите желания и цели - това гарантирано ще улесни процеса.

Разбира се, ако се затруднявате или усетите нужда от професионално съдействие, обадете ни се