3 неща, които научихме за новите събития през 2021
След бурни години на въртележката на публичните комуникации, всяка една с по-запомнящи се и ярки събития от предходната, си мислехме, че като агенция сме организирали повечето от възможните формати между 5 и 5000 души и че сме се сблъскали с повечето възможни и невъзможни проблеми и ситуации, свързани с управлението на събития.
Не мислехме, че новата реалност за събитията след COVID ще ни изненада особено, но сгрешихме.
Все още има какво да научим като организатори на събития и ето какво научихме ние от виртуалните събития, които организирахме през изминалата година и най-вече от най-голямото за агенцията ни за 2021. Събитието беше без публика на живо, микс от презентиращи във виртуално студио и онлайн с включване на презентатори от различни точки на света с два дена live streaming.
Имахме предварително подготвена интернет страница със задължителна регистрация и постоянно обновявахме програмата и презентаторите. Дизайна на събитието, който заложихме при изготвянето на сайта и всички комуникационни материали, пренесохме и в оформлението на сцената, която при виртуалните събития също е виртуална.
Предварителната подготовка не е това, което беше.
Новите събития добавят към изпитаните check листи на организаторите нови измерения. Излъчването на живо е основна голяма промяна. Живата връзка замества присъствието на живо. Вариантите са много, по-интересните са платени и са свързани с гарантиране на защитен достъп само на регистрираните гости и повече възможности за интеракция с гостите.
За да гарантирате безпроблемно протичане, планирайте технически тест и репетиция с всички участници, които да пробват връзката, презентациите си и продължителността на участието си, както и всички видео материали. Ако работите с нова платформа за streaming, проверете достъпа на поканените до платформата и изпратете инструкции.
Вече не чакаме гостите да дойдат, за да започнем.
За организаторите, каквото и да е събитието, то винаги се планира първо с мисъл за гостите – посрещане, кетеринг, подаръци. При форматите без публика на живо, комфорта на гостите вече не е грижа на организатора – те вече са настанени удобно в офиса или вкъщи и трябва само да им осигурим безпроблемен достъп до събитието и да бъдем точни с програмата.
Фокусът при новия формат дигитални и виртуални събития се премества от гостите, а върху програмата. Когато няма посрещане, настаняване, храна и напитки, специални моменти, подаръци и т.н. вниманието естествено се насочва към към сценария и всичко, което се случва на екрана, като предизвикателството е как да ангажираме вниманието им интензивно.
Събития за всички и без край.
Хората остават по-важни от технологиите, но мисленето на събитието в дигитален формат го отваря за по-широка публика, за неограничено пространство и на практика – за неограничено време. Създаденото съдържание може да продължи да живее дълго след приключването на самото събитие, но за да се случи това, трябва да го помислим в началото при планирането.
Създаването на събития, които да продължат да живеят и след своя край е предизвикателство за планирането и подготовката на съдържанието, както и за техническото изпълнение на споделянето впоследствие. Хората под светлините на прожекторите връщат фокуса върху себе си, а организаторите добавят нови измерения към работата си.
Независимо от опита с организирането на събития и вниманието към детайлите в подготовката, притеснението дали всичко ще мине гладко по време на самото случване си остава. Това остава и основното, което движи напред т.нар. event management – страстта, вниманието и пълната отдаденост на хората, които се занимават професионално с организирането на събития.
С благодарност на смелите клиенти като Coca-Cola и на големите професионалистите като SEG, които правят бъдещето на събитията реалност.
И с пожелание към всички 2022 година да ни донесе нови, интересни и смислени събития, организирани с мисъл и сърце!
